Een spreadsheet is een krachtig hulpmiddel voor veel bedrijfsvoering. Veel bedrijfstakken vertrouwen op spreadsheetprogramma’s om bedrijfsgegevens vast te leggen, te analyseren, te beheren en te communiceren.
Spreadsheets kunnen ook helpen bij het opslaan van gegevens voor direct of toekomstig gebruik. Een spreadsheet wordt vaak gebruikt in boekhouding of boekhouddiensten. Het wordt ook gebruikt door personen die gegevens verzamelen en volgen.
Het valt niet te ontkennen dat spreadsheets nuttig zijn. Spreadsheetsoftware heeft echter ook zijn beperkingen, waardoor het onwenselijk is om een bedrijfsproces te vereenvoudigen.
Dit artikel bespreekt de voor- en nadelen van spreadsheets voor bedrijven. Laten we beginnen!
Wat is spreadsheetsoftware?
Een spreadsheetsoftware is een programma dat gegevens kan invoeren, visualiseren en beheren met behulp van rijen en kolommen. Spreadsheets hebben verschillende functies die gegevensverwerking, gegevensanalyse en gegevensvisualisatie veel eenvoudiger kunnen maken.
Met een spreadsheet kunt u cellen opmaken, formules invoegen, draaitabellen maken en andere handige hulpmiddelen gebruiken om snel numerieke gegevens en tekst te verwerken. Twee van de meest gebruikte spreadsheetprogramma’s zijn Microsoft Excel en Google Spreadsheets.
Algemene spreadsheet-applicaties
Er zijn veel spreadsheet-applicaties waartoe mensen met een internetverbinding toegang hebben. Hier zijn twee van de meest gebruikte spreadsheet-applicaties:
Microsoft Excel
Microsoft Excel of MS Excel is de industriestandaard voor spreadsheets. Met een ingebouwde spreadsheetsjabloon kunt u gemakkelijk berekeningen uitvoeren voor ingewikkelde formules en gegevens visualiseren met grafieken en diagrammen.
Microsoft Office MS Excel biedt spreadsheetsjablonen die kunnen helpen bij het beheren van kleine bedrijven.
Google Spreadsheets
Een groot voordeel van Google Spreadsheets is het gemak van samenwerking. Net als andere online tools kunt u met Google Spreadsheets genieten van het delen van bestanden en meerdere gebruikers over de hele wereld tegelijkertijd toegang geven tot het spreadsheetbestand en het bewerken.
Het heeft zelfs een chatfunctie waarmee gebruikers kunnen communiceren zonder de spreadsheet te verlaten. Google Spreadsheet is gratis bij implementatie van Google Workspace.
Wat zijn de voor- en nadelen van spreadsheets voor bedrijven?
Voordelen van rekenbladen
Hier zijn enkele van de waardevolle voordelen van het gebruik van spreadsheets in uw bedrijf.
Spreadsheets zijn in hoge mate aanpasbaar en gratis
Spreadsheetsoftware is gemakkelijk toegankelijk, gratis en aanpasbaar. Met verschillende formules en functies die u in een spreadsheet kunt gebruiken, kunt u elk documenttype gemakkelijk voor u laten werken.
Spreadsheets zijn zeer aanpasbaar. U kunt een spreadsheetsjabloon gebruiken om het werk gemakkelijker te maken. Een op maat gemaakte spreadsheet kan elk bedrijfsproces stroomlijnen om het werk voor iedereen efficiënt te maken.
Voor aanpasbare en kant-en-klare sjablonen kunt u Simple Sheets proberen Sjablonen voor bedrijfsbeheer bundel voor een dynamische werkervaring.
Spreadsheets vereisen minimale training
Of u nu voor het eerst een spreadsheet ziet of deze al jaren gebruikt, iedereen met ervaring weet dat dit programma eenvoudig is. Het vastleggen van informatie en het leren van ingewikkelde formules vereist geen intensieve training.
Spreadsheets helpen bedrijven minder tijd en geld te besteden aan het opleiden van nieuwe werknemers, omdat ze geen ingewikkelde software nodig hebben om de klus te klaren.
Maakt gegevensmanipulatie en integratie in de workflow mogelijk
Er zijn verschillende voordelen van spreadsheets, waaronder het vermogen om spreadsheetgegevens te manipuleren en te analyseren. U kunt berekeningen uitvoeren in datasets, duplicaten verwijderen en zoeken naar gegevens van tabbladen.
Het maakt niet uit hoe groot uw bedrijf is of hoeveel werknemers de spreadsheets zullen gebruiken. Spreadsheets kunnen met zoveel mogelijk mensen worden gedeeld. Omdat het in hoge mate aanpasbaar is, kan het eenvoudig in elke workflow worden geïntegreerd.
Spreadsheets hebben een universeel bestandsformaat, waardoor ze in de meeste programma’s erg gemakkelijk toegankelijk zijn.
Een hulpmiddel voor financiële documenten
Spreadsheets hebben geholpen bij het maken en organiseren van financiële documenten zoals kasstroomoverzichten, balansen en het maken van facturen. Het is ook een geweldig hulpmiddel voor het opstellen van jaarrekeningen en bedrijfsbegrotingen.
Spreadsheets kunnen alle wiskunde voor u doen. Het enige dat u hoeft te doen, is een reeks formuleopdrachten invoeren en deze opdrachten toepassen op alle gerelateerde gegevens die zijn gecodeerd.
Andere voordelen van spreadsheets zijn onder meer het bijhouden van uitgaven, het berekenen van leningen en het voorspellen van inkomsten. U kunt visuele gegevens zoals diagrammen en grafieken gebruiken om financiële gegevens georganiseerd en begrijpelijk te maken.
Flexibel in gebruik en met veel dataopslag
Het mooie van spreadsheets is dat ze grote hoeveelheden gegevens kunnen opslaan. Deze gegevens kunnen eenvoudig worden georganiseerd, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden en sorteren.
Spreadsheets zijn erg flexibel omdat ze voor meerdere taken kunnen worden gebruikt. Ze kunnen worden gebruikt voor eenvoudige gegevensinvoertaken en basisberekeningen of zelfs voor complexe taken zoals statistische en financiële gegevensanalyse.
Nadelen van spreadsheetprogramma’s
Sommige gebruikers hebben bedenkingen bij de voordelen van het gebruik van spreadsheets. Zijn spreadsheets de beste tools om de gegevens van uw bedrijf op te slaan, te beheren en te visualiseren? Hier zijn enkele van de nadelen van het gebruik van spreadsheets in uw bedrijf.
Uitdagend in gebruik en foutgevoelig
Spreadsheets vereisen minimale training, vooral voor het vastleggen van gegevens en het beheren van persoonlijke financiën. Het kan echter nodig zijn dat sommige mensen worden opgeleid om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van geavanceerde spreadsheetsoftwarefuncties.
Gebruik geen spreadsheetsoftware als u een programma wilt dat het werk veel sneller kan doen en minder fouten zal veroorzaken. Investeren in databasesoftware die fouten nauwkeurig kan oplossen, is raadzaam.
Veel supervisors en managers ervaren uitdagingen bij het gebruik van spreadsheets terwijl ze hun werknemers monitoren en hun dagelijkse werklast beheren. Er worden menselijke fouten verwacht, aangezien de gegevensinvoer handmatig wordt gedaan en meerdere bewerkingen en berekeningen tegelijkertijd plaatsvinden.
Bij het werken met grote spreadsheets is het opsporen van fouten problematisch omdat u ze gemakkelijk over het hoofd kunt zien. Het oplossen van dergelijke fouten kan tijdrovend zijn
Beperkte gegevensbeveiliging
Wanneer spreadsheets toegankelijk zijn via de cloud of een gedeeld netwerk, zijn alle spreadsheetgegevens vatbaar voor ongeautoriseerde toegang, wat de hele bedrijfsvoering in gevaar kan brengen.
Spreadsheets die met een wachtwoord zijn beveiligd, lopen nog steeds risico hackers wegens slecht beheer. Spreadsheets kunnen eenvoudig met iedereen worden gedeeld via e-mail. Een ontevreden of oneerlijke werknemer kan hiervan profiteren en belangrijke details naar uw concurrentie lekken.
Er worden meerdere versies van het bestand gemaakt
Werken met offline spreadsheets is eenvoudig als u er alleen aan werkt. Het kan echter lastig zijn om de inhoud in realtime bij te werken en te controleren als u het bestand met meer mensen moet delen.
Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de hoofdspreadsheet, moeten deze wijzigingen aan het hele team worden gericht, wat een gedoe kan zijn. Elk teamlid heeft ook zijn eigen spreadsheetversie, waarbij elk bestand iets andere gegevens bevat.
Fraude: Moeilijk te identificeren wie de spreadsheet heeft bewerkt
Spreadsheets worden beschouwd als uitstekende samenwerkingstools omdat iedereen er toegang toe heeft. Het nadeel is echter dat iedereen aan hetzelfde datablad begint te werken. Toch is er geen manier om te vertellen wat iedereen met de spreadsheets heeft gedaan.
U kunt uw medewerkers trainen in het hanteren van een rigoureus documentatieproces om menselijke fouten te minimaliseren. Dit kan echter kostbaar zijn voor het bedrijf en is geen garantie voor een succesvol rendement op de investering.
Beperkte datavisualisatie
Datavisualisatie met behulp van grafieken en diagrammen is mogelijk in een spreadsheet te creëren. Het kan echter tijdrovend zijn om alle gegevens in een grafiek of grafiek te zetten, waardoor u gefrustreerd raakt. Je geeft het hoogstwaarschijnlijk helemaal op.
Veel Gestelde Vragen
Wat zijn de voordelen of voordelen van het gebruik van spreadsheets in bedrijven?
Er zijn verschillende voordelen aan het gebruik van spreadsheets, zoals (1) het is gratis en zeer aanpasbaar, (2) er is minimale training vereist om ze te gebruiken, (3) het maakt gegevensmanipulatie en workflowintegratie mogelijk, (4) ze kunnen helpen bij het creëren van financiële documenten, en (5) is flexibel in gebruik met een grote gegevensopslagruimte.
Wegen de voordelen van het gebruik van spreadsheetsoftware op tegen de nadelen?
Het is zeer voordelig voor kleine bedrijven om spreadsheetsoftware te gebruiken, omdat deze gratis en aanpasbaar is en minimale training vereist. Een spreadsheet is echter niet meer aan te raden als je een groot bedrijf bent en met grote hoeveelheden data werkt. U kunt het beste investeren in een databasetool.
Gevolgtrekking
Overweeg altijd de voor- en nadelen van spreadsheets voor bedrijven voordat u besluit de software te gebruiken of niet. Spreadsheets kunnen het best worden gebruikt voor kleine bedrijven die met kleine hoeveelheden gegevens werken. Kleine bedrijven kunnen het meeste uit spreadsheets halen omdat ze goedkoop (gratis) en zeer aanpasbaar zijn.
Source: Voor- en nadelen van het gebruik van spreadsheets voor bedrijven