Het belang en de voordelen van procesautomatisering. Momenteel gebruiken veel bedrijven nog handmatige processen, wat in sommige gevallen contraproductief is en verschillende problemen veroorzaakt. Het zijn over het algemeen langzamere processen, documenten gaan vaak verloren, processen zijn niet erg efficiënt en er is niet veel controle.
In het geval van de boekhouding van een bedrijf is het Accounts Payable-proces op de financiële afdeling het perfecte voorbeeld waar bovendien grote veranderingen en efficiëntieverbeteringen kunnen worden bereikt door automatisering, aldus Yooz experts.
Waarom is procesautomatisering belangrijk?
Allereerst is het belang van het automatiseren van boekhoudprocessen in het bedrijf gebaseerd op het feit dat het de implementatie van digitale transformatie op de afdeling mogelijk maakt en over nieuwe technologieën om de tijd van het team te vergemakkelijken en te optimaliseren.
Bovendien rapporteert de boekhoudafdeling continu verschillende problemen in vergelijking met handmatige processen: hoge kosten voor het verwerken van elk document, gebrek aan zichtbaarheid, verlies van documenten, betalingsfouten, gebrek aan traceerbaarheid, vervalsing van documenten, gebrek aan controle, onder andere.
Laten we naar specifieke cijfers kijken:
De kosten van handmatige verwerking van een papieren factuur variëren tussen $ 9,4 en $ 20,8 en de kosten voor archivering worden geschat op $ 3,25. En elke fout is erg duur! Een verkeerd ingediende of zoekgeraakte factuur kost het bedrijf uiteindelijk $ 100 om ernaar te zoeken en zelfs nog hogere kosten als het moet worden gereproduceerd, aldus het rapport “De staat van ePayables 2020“. Daarnaast zijn er andere soorten indirecte kosten, die moeilijker te meten zijn, maar waarvan we weten dat ze aanwezig zijn en die dit proces nog ingewikkelder maken.
Na de opsluiting die we begin 2020 doormaakten, werden bedrijven geconfronteerd met de noodzaak om vooruit te gaan in een omgeving van grotere onzekerheid en met weinig beschikbare informatie over hun activiteit. Om de controle terug te krijgen, werd de focus gelegd op het garanderen van de toekomst van het bedrijf en het voorbereid zijn op en kunnen omgaan met onvoorziene gebeurtenissen. Dit toont aan dat handmatige processen verouderd zijn en zich niet aanpassen aan de behoeften van onder meer zichtbaarheid, efficiëntie en wendbaarheid die vandaag aanwezig zijn voor de boekhoudafdeling.
Het is tijd om automatiseringstechnologie in bedrijven toe te passen en zo te zorgen voor een betere service, inspanningen om te buigen naar belangrijkere taken en een concurrentievoordeel te behalen.,
Maar wat zijn de voordelen van een geautomatiseerd crediteurenproces?
- Meer productiviteit in het bedrijf: Door de crediteurenadministratie te automatiseren, kunt u de vaste kosten van het proces verlagen en snel productiviteitswinst behalen. Automatisering bespaart tijd bij operationele en vervelende taken zoals het invoeren van documenten, archiveren, zoeken, enz. Op deze manier wordt het hele proces versneld en wordt het productiever.
- Zichtbaarheid om te onderhandelen: In deze onzekere omgeving waarin we leven, moet het bedrijf altijd zijn financiële situatie kennen en toegang hebben tot real-time informatie over al zijn processen. Automatisering van de crediteurenadministratie zorgt voor dit constante, actuele inzicht. Op deze manier maakt directe toegang tot gegevens het mogelijk om betere strategische beslissingen te nemen omdat de informatie in realtime beschikbaar is.
- 24/7 beschikbaarheid: Met een geautomatiseerd proces in uw bedrijf kunt u de activiteit op afstand voortzetten zonder aan efficiëntie en productiviteit in te boeten. We hebben altijd en overal toegang tot kwaliteitsinformatie en gegevens. Opsluiting was het perfecte voorbeeld om aan te tonen hoe belangrijk automatisering is; degenen die over dit type systeem beschikten, konden vanuit huis blijven werken.
- Meer zekerheid: Alle bedrijven, maar vooral kleinere, moeten hun interne processen goed beheren om de beveiliging tegen onvoorziene gebeurtenissen te vergroten. Automatisering van de crediteurenadministratie geeft informatie en voorkomt documentverlies en vermindert fouten bij het invoeren van gegevens, onder andere bij het invoeren en betalen van facturen.
- Minder vertragingen en geschillen: Automated Accounts Payable maakt het gemakkelijker om leveranciers te controleren en kwaliteitsrelaties met hen op te bouwen. Op deze manier is het team geen uren bezig met het zoeken naar betalingsproblemen of het opsporen van ontbrekende documenten, enz. Geschat wordt dat 41% van de tijd van een accountant wordt besteed aan het afhandelen van telefoontjes van leveranciers, waardoor de betaling in 31% van de gevallen wordt vertraagd. Met de automatisering van de crediteurenadministratie kunnen de risico’s van te late betalingen en andere fouten drastisch worden verminderd.
- Betere kwaliteit van het management van het bedrijf: Dankzij automatisering is het mogelijk om toegang te krijgen tot relevante informatie (prestatie-indicatoren) die een beter beheer en controle mogelijk maken van het hele proces, evenals van human resources, allemaal in realtime. Bovendien worden allerlei soorten informatie en statistische gegevens over het proces verkregen, wat een concurrentievoordeel oplevert ten opzichte van de concurrentie en waardoor er meer tijd kan worden besteed aan taken met een hogere toegevoegde waarde, betere klantenservice en concentratie op het productaanbod.
- Een einde maken aan fraude: Van alle risico’s waarmee een bedrijf wordt geconfronteerd, is documentfraude een van de meest voorkomende. Volgens de firma Euler Hermes was in 2018 70% van de bedrijven het slachtoffer van een poging tot documentfraude; en dit soort problemen zijn ook kostbaar. De automatisering van de crediteurenadministratie zorgt voor een betere kwaliteitscontrole van het hele proces via de software en om eventuele anomalieën in de documenten op te sporen. Op deze manier wordt het het wapen van de CFO om zijn werking te verzekeren om pogingen tot documentfraude te verminderen.